La liberté et l’autonomie sont les maitres-mots pour un psy en libéral. Néanmoins, cette indépendance s’accompagne de défis non négligeables comme la gestion des annulations, des rendez-vous manqués, les lapins en libéral et le ghosting de la part des patients. Ces imprévus, assez courants dans notre métier, affectent non seulement notre organisation, mais aussi notre bien-être financier et émotionnel. Alors comment minimiser ces incidents et renforcer la fidélité de notre patientèle ?
1. La confirmation du rendez-vous : plus qu’une simple formalité
La première étape cruciale est la confirmation du rendez-vous, surtout pour un nouveau patient. Ce geste simple, souvent relégué au rang de simple formalité administrative, est en réalité le pilier fondateur d’une relation thérapeutique solide et respectueuse. Lorsque vous confirmez un rendez-vous, vous ne faites pas que rappeler une date et une heure ; vous posez les bases d’une collaboration fondée sur la confiance et le respect mutuel.
Un nouveau patient peut être anxieux ou incertain. En recevant une confirmation claire et personnalisée de son rdv de votre part le rassure, crée un lien, et ça renvoie une assurance que derrière les mots “rendez-vous confirmé” il y a un professionnel attentif et engagé dans la relation thérapeutique. Vous ne faites pas que balayer les risques de malentendus ou d’oublis, vous envoyez un message puissant : “Je vous vois, je vous entends et votre temps, tout comme le mien, est précieux.”
Un SMS ou un email personnalisé transmettent de la chaleur et cette touche humaine peut faire toute la différence dans un monde où l’impersonnel devient la norme.
2. Les stratégies efficaces pour limiter les lapins en libéral et les annulations de dernière minute
Maintenant que nous avons mis en lumière l’importance de confirmer un nouveau rdv, penchons-nous sur les stratégies pour limiter les annulations et renforcer la fidélité de nos patients.
Ces situations, telles que les lapins en libéral ou les patients qui “disparaissent”, ne sont pas simplement des contretemps logistiques, elles touchent à l’essence même de notre pratique, affectant notre planning, nos revenus, et, osons le dire, notre confiance en nous.
Alors, comment pouvons-nous minimiser ces imprévus ?
a. Soyez clair dès le début pour limiter les annulations
Soyons clairs dès le départ. Lors du premier rendez-vous, prenez le temps de définir les règles et les attentes. Ce n’est pas une simple formalité mais une étape fondamentale pour établir une communication transparente. Expliquez clairement vos modalités de travail, y compris les conditions d’annulation. Ça peut paraître évident mais combien de fois avons-nous fait face à des patients pour qui notre cadre n’était pas clair ?
b. Créez un accord mutuel pour éviter les lapins en libéral
Après avoir partagé vos conditions, demandez explicitement au patient s’il les accepte. Cette démarche crée un accord mutuel, un contrat implicite qui renforce l’engagement du patient envers le processus thérapeutique. Si un patient refuse vos conditions, redirigez-le vers un autre professionnel. Ce n’est pas un échec mais plutôt un acte de respect mutuel, reconnaissant que chaque thérapeute et chaque patient sont uniques.
c. Anticipez et planifiez pour assurer la stabilité
La réalité de la pratique libérale est que vous aurez toujours des annulations. Alors anticipez-les ! Peut-être en intégrant dans votre planning un certain nombre de consultations supplémentaires par semaine pour compenser cette perte. Cette stratégie demande un équilibre à trouver pour ne pas vous surcharger, mais elle peut être un filet de sécurité pour votre stabilité financière et émotionnelle.
En mettant en œuvre ces stratégies, vous ne vous contentez pas seulement de gérer les lapins en libéral, vous renforcez la qualité de votre pratique et la satisfaction de vos patients. C’est l’une des nombreuses choses qu’on enseigne dans la formation Ose ton Lib’.
En tant que psychologue en libéral, nous sommes confrontés à des défis uniques. Gérer les lapins, les annulations et les “ghostings” font partie intégrante de notre pratique. En adoptant des stratégies proactives et en mettant l’accent sur la communication claire, nous pouvons réduire significativement l’impact de ces imprévus sur notre quotidien professionnel.
Et si vous voulez en savoir plus, voici une vidéo qui détaille davantage le sujet :
